¿Cómo descifrar si una reunión es necesaria o si se resolvería con un simple e-mail?
El uso exagerado de las reuniones ha sido un problema desde antes de la pandemia, pero la suma de esto con la tendencia a trabajar de forma remota solo lo ha empeorado. Las empresas intentan compensar el déficit de la interacción en persona con más reuniones de equipo vía virtual, lo que está demostrado (y cualquier persona que ha tenido que ir de reunión en reunión lo puede comprobar) que son más mentalmente agotadoras que las presenciales.
Hay muchos consejos para conseguir reuniones más efectivas, pero a menudo saltamos un primer paso crucial: preguntarse si se necesita tener una reunión en primer lugar.
Hagamos algunos cálculos
La mayoría de la gente piensa que una reunión de media hora cuesta media hora de tiempo y, spoiler alert, no es así. Una reunión de media hora con diez personas no es una reunión de media hora, es una reunión de 5 horas (media hora por persona involucrada que no puede estar realizando otras tareas dentro de la empresa). La fórmula sería algo así:
[Duración en horas de la reunión] x [Número de personas involucradas] = Total de horas real
Multiplica eso por cuánto se le paga a cada uno de los involucrados y obtendrás el costo monetario de la reunión. ¿Estás seguro de que es tan necesaria?
Los daños colaterales
La interrupción de una tarea puede ser lo más perjudicial. Aunque sea una reunión de tan solo 30 minutos, si está mal posicionada en el día, puede dividirlo en partes pequeñas, o no lo suficientemente grandes como para poder lograr algo sustancial. Cuando te quieres dar cuenta, ya ha pasado la hora de la comida y aún no lograste ni la mitad de las tareas pendientes.
6 son multitud
Cada persona que añadimos a la reunión aumenta las posibilidades de conflictos de programación, dificultades técnicas, ruido de fondo y esos inevitables momentos incómodos en los que dos personas intentan hablar a la vez, además, cuantas más personas participen, más participantes son propensos a disociar o distraerse. Vamos… seamos realistas, son muy pocas las reuniones que requieren más de 5 personas presentes.
En resumen: antes de programar una reunión, pregúntate: ¿Vale la pena interrumpir el tiempo y la atención de mis compañeros de equipo por esto?. A veces la respuesta es sí. La mayoría de las veces es no. Actúa acorde.
Por Corina Ríos – Sitandplug 07/03/22