Trabajo Híbrido: 5 herramientas que pueden ayudarte
El trabajo híbrido se ha vuelto cada vez más popular en los últimos años. Para ayudarte a implementar este tipo de arreglo laboral, hay varias herramientas disponibles que pueden hacer que el trabajo de tu equipo sea más eficiente y colaborativo.
¿Qué es el modelo de trabajo híbrido?
El modelo de trabajo híbrido se refiere a una forma de organizar y estructurar el trabajo. Este combina elementos del trabajo presencial en una ubicación física, como una oficina, con el trabajo remoto en el hogar o espacios de coworking.
En un modelo de trabajo híbrido, los empleados tienen la flexibilidad de alternar entre trabajar desde la oficina y trabajar de forma remota, según las necesidades y circunstancias individuales. Pueden asistir a la oficina ciertos días de la semana y trabajar desde casa en otros. Esto permite una mayor flexibilidad en términos de horarios y ubicación, al tiempo que se mantiene cierto grado de interacción y colaboración en persona.
Este modelo ofrece beneficios tanto para los empleados como para las empresas. Los empleados pueden disfrutar de un mayor equilibrio entre el trabajo y la vida personal, ahorrar tiempo y costos de desplazamiento, y tener la capacidad de adaptar su entorno de trabajo a sus necesidades. Por otro lado, las empresas pueden reducir costos de alquiler de oficinas, aumentar la satisfacción y retención de los empleados y además, acceder a un talento mas diverso al no estar limitados geográficamente.
Sin embargo, el modelo híbrido también presenta desafíos. Mantener una buena comunicación y colaboración entre los miembros del equipo dispersos geográficamente y garantizar la equidad y la inclusión en el trato a los empleados, independientemente de su ubicación. Para ayudarte con estos desafíos, te presentamos 5 herramientas que podrán serte útiles:
🗓 Programación del calendario
La base de el orden en los empleados son sus calendarios. Así es como pueden programar reuniones de equipo, one-on-one’s, tiempos libres y, a partir de hoy, los días en la oficina 😉. Gracias a un estudio reciente, podemos ver que una de las razones por las que los empleados dudan al momento de volver a la oficina es porque no saben quién más estará en la oficina con ellos. Google Calendar, alertas via e-mail, o directamente acercarse a su encargado y comentarle los días en los que estarás en la oficina no son las mejores opciones hoy en día.
En estos casos, una herramienta para programar reuniones híbridas podría solucionarlo. Esta permitirá que tus empleados planeen los días en los que vendrán a la oficina desde una app en su móvil y así compartir su calendario con sus colegas y coordinar los días para ir juntos a la oficina.
Además de ayudar a los empleados, también ayuda a los encargados a organizar eventos, reuniones o actividades en la oficina al saber exactamente quién irá a la oficina cuando y cuántas personas participarán para planear de acuerdo a esto.
🗂 Reserva de espacios
La reserva de salas de reunión, espacios de trabajo y puestos de trabajo ha sido una práctica común en las empresas modernas que buscan optimizar sus operaciones y reducir los costos de oficina. Una de las principales ventajas del modelo híbrido es que permite a las empresas reducir los costos de alquiler al no tener que tener a todo el equipo en la oficina al mismo tiempo. De hecho, los espacios libres pueden ser alquilados a otras empresas o bien reducir el espacio utilizado por la propia empresa.
Es importante destacar que para que este modelo funcione de manera eficiente, es recomendable contar con herramientas de reserva de espacios, que permitan a los empleados reservar el espacio que necesiten en el momento que lo necesiten. De esta manera, se pueden evitar conflictos y asegurar que todos tengan su espacio de trabajo cuando lo deseen, lo que a su vez puede aumentar la productividad y la satisfacción laboral.
💬 Comunicación digital
Cuando comenzó la pandemia y casi todas las empresas cambiaron su modelo a remoto, la comunicación tomó un rol principal para mantener a flote a las empresas. Ahora, en un modelo de trabajo híbrido, la comunicación es igual o más importante que antes.
Herramientas de comunicación digital como Slack, Microsoft Teams o Gmail pueden ayudar tanto a los empleados que hayan decidido estar en la oficina como a los que estén en remoto para comunicarse fácilmente entre ellos. Estas herramientas permiten generar canales específicos para distintas áreas o proyectos, ya sea en grupos o individuales. De esta manera, no importa dónde esté tu equipo, siempre podrán compartir novedades de los proyectos o colaborar.
🛠 Herramientas de reuniones virtuales
Con los empleados divididos entre la oficina, sus casas, cafés, etc. las reuniones virtuales son lo que los conecta. Una buena herramienta de reuniones virtuales puede ser esencial para juntarse como equipo o reunirse de uno en uno.
Con los empleados divididos entre la oficina, sus casas, cafés, etc. las reuniones virtuales son lo que los conecta. Una buena herramienta de reuniones virtuales puede ser esencial para juntarse como equipo o reunirse de uno en uno.
Por esto, tener una herramienta de conferencias virtuales puede ser fundamental para un espacio de trabajo con modelo híbrido. Alguna de las opciones a considerar pueden ser Google Meets, Zoom, Microsoft Teams o WebEx. Sin importar la herramienta que elijas, asegúrate de que es fácil para tus empleados usarlo y que efectivamente ayuda a comunicarse estén donde estén.
🫱🏼🫲🏽 Colaboración virtual
Con la presencialidad, puede que la colaboración sea más fácil, o automática, por eso, con equipos híbridos puede presentarse la dificultad de combinar al mismo tiempo la colaboración presencial con la remota ya que, aunque en una reunión puede usarse una pizarra física, para los que están de forma remota se dificulta la participación. Además, a esto debemos sumarle que es más difícil conservar lo que está escrito en un pizarrón o post-its para reuniones futuras.
Considera invertir en una buena herramienta de colaboración. Algunas de las opciones pueden ser LucidChart, WebWhiteboard o Figma. Incluso en herramientas que tal vez ya utilices como Zoom que ha incorporado una nueva función de pizarra dentro de su plataforma o Google Docs que permite a todos los participantes editar a tiempo real. Lo importante es que estas herramientas sean intuitivas y ayuden al equipo a colaborar de forma virtual.
Una vez que hayas decidido en qué herramientas de trabajo híbrido quieres invertir, tendrás que lograr que tus empleados las usen. Aunque puede que la mayoría esté familiarizada con herramientas cómo Google Calendar y Zoom, algunos podrían nunca haberlas usado antes. La forma en que implementes la nueva tecnología puede marcar la diferencia entre si esas herramientas realmente se adoptan y agregan valor. Si no capacitas a tus empleados adecuadamente en cómo usar la nueva tecnología y responder a sus preguntas, eso puede llevar a tiempo, dinero y esfuerzos desperdiciados.